Fecha de última actualización: Agosto 2023
POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE CCLA PROPERTY MANAGEMENT COLOMBIA S.A.S
2- DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se deberán tener en cuenta para la interpretación de esta
Política:
a) Base de Datos. Conjunto organizado de los Datos Personales que son objeto
de Tratamiento por parte de CCLA Property Management, o quien ésta designe,
en su condición de Responsable y/o Encargada de los Datos Personales.
b) Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de las
presentes Políticas, son relevantes los datos personales de naturaleza
financiera, comercial y crediticia regulados por la Ley 1266 de 2008.
c) Datos Sensibles. Son los que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como los datos biométricos, los
datos relativos a la salud y aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la vida sexual.
d) Encargado del Tratamiento o Encargado. Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos
Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e) Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el
Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia
de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección
de datos en Colombia.
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f) Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente
documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por la
Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la
materia.
g) Responsable del Tratamiento o Responsable. Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base
de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
h) Titular. Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
i) Transferencia. La Transferencia de Datos Personales es el envío de Datos
Personales de parte del Responsable y/o Encargado a un tercero que se
encuentra fuera o dentro del país y que a su vez será tratado como el
Responsable del Tratamiento.
j) Transmisión. Tratamiento de Datos Personales que hace el Encargado por
cuenta del Responsable, y que implica una comunicación o envío de los Datos
Personales dentro o fuera del territorio colombiano.
k) Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones que recae sobre
los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión de los Datos Personales.
3- PRINCIPIOS
A fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando CCLA Property
Management realice el Tratamiento de Datos Personales, se regirá por los siguientes
principios:
o Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad
que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
o Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
o Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
o Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe
el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
o Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
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Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de Datos Personales que le conciernan.
o Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de la ley
aplicable.
o Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el
Responsable o Encargado se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento.
o Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los
términos de la misma.
o Principio de responsabilidad demostrada: Al recolectar y realizar el
Tratamiento de Datos Personales, CCLA Property Management implementará
medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas
por la Ley aplicable.
4- INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: CCLA Property Management Colombia S.A.S.
NIT: 901339789 - 7
Dirección: Calle 91 No 11- 29 Piso 4, Bogotá
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 601 6661494
5- TRATAMIENTO Y FINALIDADES
CCLA Property Management reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene
derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta,
en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En
virtud de la relación que se establezca entre CCLA Property Management y el Titular,
informamos que los Datos Personales objeto de recolección, uso, actualización,
circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier forma de
Tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que
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previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al
desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades comerciales.
1. Finalidades Generales:
Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que
hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos
Personales:
El registro de la información de personal en los sistemas de CCLA Property
Management.
El pago de obligaciones contractuales.
Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías
legales aplicables para cada una de estas operaciones.
El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud
expresa de las mismas.
El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o
internacionales.
La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como
Responsable de los Datos Personales le corresponde a CCLA Property
Management.
Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por CCLA Property
Management.
Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral,
civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una
obligación legal o contractual a cargo de CCLA Property Management.
Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los
Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable
para dicho efecto.
Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con el
Responsable.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los
Datos Personales y CCLA Property Management o de la autorización dada por
el Titular.
El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin
limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria
requerida para el SAGRILAFT.
2. Residentes y/o usuarios:
CCLA Property Management utilizará los Datos Personales de sus empleados de
acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
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Prestación de servicios de comercialización o de arriendo de departamentos,
locales comerciales, administración de edificios y demás actividades del objeto
social de CCLA Property Management.
Gestionar el cobro de las contraprestaciones por la prestación de los servicios
ofrecidos por CCLA Property Management.
Dar cumplimiento y llevar a cabo los fines y desarrollo de las obligaciones
contractuales con CCLA Property Management.
Crear bases de datos para fines administrativos y de organización.
Proporcionar información requerida por entes o autoridades gubernamentales en
el cumplimiento de leyes o normatividad aplicable al negocio de CCLA Property
Management en Colombia o en el extranjero.
Atender y dar seguimiento a cualquier solicitud, pregunta, comentario, queja o
solicitud de contacto que se realice a CCLA Property Management.
Enviarle a los Titulares notificaciones de cambios de la Política de Privacidad.
Envío y procesamiento de solicitudes comerciales en relación con los servicios
que se ofrecen en la Página Web de CCLA Property Management.
Seguimiento de la actividad del Titular al usar la Página Web de CCLA Property
Management, para poder personalizar y mejorar los servicios que se ofrecen a
través de dicho canal.
Manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de CCLA
Property Management, vinculación al sistema de seguridad social en favor del
empleado y los miembros de su familia, salud ocupacional, seguridad en el
trabajo, alimentación de la información requerida por los sistemas de gestión de
la salud y seguridad social, y para entablar contacto con los exempleados.
Procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y
clientes de CCLA Property Management, y lograr una eficiente comunicación
con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de
su objeto social.
Contestar las solicitudes de servicios, tramitar peticiones de información,
mantener las relaciones contractuales, precontractuales existentes, así como
post contractuales cuando aplique, ofrecer servicios, y enviar promociones,
invitaciones, newsletters, revistas, noticias y/o mensajes publicitarios de los
servicios de CCLA Property Management, realizar análisis de segmentación
comercial, encuestas de satisfacción por los servicios prestados, llevar a cabo
actividades documentales, atención al cliente, de marketing e inteligencia de
negocio.
Proporcionar la información de los Titulares a terceros interesados en realizar
negocios, otorgar financiamientos, adquirir las acciones o activos de CCLA
Property Management o sus accionistas o afiliadas o en fusionarse con CCLA
Property Management.
Crear bases de datos para fines de investigación, estadísticos o de mercado, así
como para medir la calidad de los servicios de CCLA Property Management.
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3. Proveedores y/o contratistas:
El Responsable utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas que
sean personas naturales, así como al personal de sus proveedores y/o contratistas
cuando estos sean personas jurídicas de los mismos de acuerdo con las finalidades
que se relacionan a continuación:
Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
Recolectar, registrar y actualizar los Datos Personales del Titular con la finalidad
de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en
relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con CCLA
Property Management y demás trámites asociados a cargo de CCLA Property
Management.
Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos
facturas y cuentas de cobro presentadas a CCLA Property Management y
gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o
contratista.
Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de CCLA
Property Management.
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita al
Responsable identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca
con el proveedor o contratista.
Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor
o contratista.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de
respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y
propuesta, y/o adjudicación de contratos.
Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a CCLA
Property Management.
Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador
del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura
lógica o física de CCLA Property Management.
Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la
administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de
los pagos.
Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo
soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus
funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo
de CCLA Property Management.
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6- DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a CCLA Property
Management con el objeto de:
Derecho de acceso. El Titular, o quien haga sus veces, tiene derecho a
obtener la información respecto de los Datos Personales que le pertenecen,
conocer la finalidad con la cual se realiza el Tratamiento, la ubicación de las
Bases de Datos que guardan sus Datos Personales y las comunicaciones
y/o cesiones y/o envíos que se han realizado respecto de ellos. Asimismo,
tendrá derecho a solicitar información acerca de los sujetos o compañías
habilitados para consultar su información personal.
Derecho a solicitar prueba de la Autorización. El Titular, o quien haga sus
veces, tendrá el derecho de solicitar la Autorización brindada para el
tratamiento de sus datos personales.
Derecho de actualización. El Titular puede actualizar sus Datos Personales
cuando éstos han experimentado alguna variación.
Derecho de rectificación. El Titular puede modificar sus Datos Personales
cuando resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de cancelación. El Titular puede suprimir sus Datos Personales
cuando sean excesivos o no pertinentes de cara al Tratamiento, o el
Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos
contemplados como excepciones por la ley.
Derecho de revocatoria del consentimiento. El Titular puede revocar la
autorización o consentimiento que habilita a CCLA Property Management y/o
a quien éste designe, a un Tratamiento con determinada finalidad, salvo
cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de que el
Dato Personales permanezca en las Bases de Datos de CCLA Property
Management.
Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer acciones en
torno al Tratamiento de sus Datos Personales. El Titular puede presentar
ante la SIC, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como
las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus Datos
Personales.
Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos
Personales. El Titular tiene derecho a otorgar Autorización a CCLA Property
Management, o a quien éste designe, para el Tratamiento de sus Datos
Personales.
Parágrafo. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular
del Dato Personal, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen el ejercicio de
los mismos.
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El ejercicio de estos derechos constituye una potestad personalísima y será ejercido
por el Titular de manera exclusiva, o por su representante legal.
7- ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS,
PETICIONES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES
El área encargada en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en
general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior de CCLA Property
Management es es el Departamento de Cumplimiento, por medio de su Chief
Compliance Officer y el equipo que éste designe. Los Titulares podrán ejercer sus
derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita y/o
enviando un correo electrónico, a través de cualquiera de los siguientes canales de
contacto:
Dirección: Calle 91 No 11- 29 Piso 4, Bogotá
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 601 6661494.
8- PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Procedimiento para consultas: El Titular, su representante legal o sus
causahabientes podrán realizar consultas sobre sus Datos Personales que reposen en
la Base de Datos, ya sea por escrito o personalmente a través de los medios descritos
en el Artículo anterior de la presente Política. En consecuencia, CCLA Property
Management, o a quien éste designe, garantizará el derecho de consulta,
suministrando al Titular o sus causahabientes toda la información que esté contenida
con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al Titular,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del término inicial.
Procedimiento para reclamos: El Titular que considere que la información contenida
en las Bases de Datos de CCLA Property Management debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la Ley Aplicable, podrá presentar un reclamo ante CCLA
Property Management o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
(i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del
Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física o
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electrónica, acompañado a los documentos que fundamenten los hechos del
reclamo.
(ii) Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al Titular o sus
causahabientes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la
reclamación para que complemente el reclamo. Transcurridos dos (2) meses
desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido del reclamo.
(iii) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo,
dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días
hábiles e informará la situación al interesado.
(iv) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que señale “reclamo en
trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea cedido.
(v) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
9- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, CCLA
Property Management ha adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las
medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar
seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el
Tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos por CCLA
Property Management con el fin de garantizar la seguridad de la información. Lo
anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que
se encuentran en las Bases de Datos y los riesgos a los que están expuestos.
Los Datos Personales que obtenga CCLA Property Management a través de cualquier
formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y
confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los
mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que
eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo
establecido en la Ley aplicable.
10- PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
CCLA Property Management solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos
Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las
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finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a
la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos
e históricos de la información.
Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán
eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o
contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.
11- FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política entró en vigencia el día 01 de agosto de 2023.